【初心者必見】一般競争入札の流れを７つのステップで徹底解説！
入札という言葉は聞くものの、経験や実績が無いので取り掛かりにくい。
こういった企業が多いのではないでしょうか。今、国や地方自治体は、民間企業の力を求めています。
入札についての基本知識を学び、ぜひ国や自治体のパートナーとして、国や地方の課題解決に取組みながら、自社のビジネスの発展にも繋げていただきたいと思います。
入札の概要
入札とは
官公庁や地方自治体が民間の会社と契約を締結するときに、契約する民間業者を選ぶ契約方式の原則が「入札」です。
「入札」の目的は、誰でも公平に参加できるように「競争の機会を確保」することです。
「入札」をすることにより、公的機関は、契約する相手を公平に選ぶことができ、価格競争により経済性も求めることが可能になります。
中央省庁や地方自治体の仕事を受注した場合、資金の出どころは税金です。税金を無駄に使わないためにも、入札制度は合理的だと言えるでしょう。
入札の種類
入札にチャレンジするにあたり、まずは入札の種類について理解する必要があります。入札の種類により、アプローチの仕方が変わってきますので、まずは種類についてしっかりと把握しておきましょう。
入札には大きく３つの種類があります。
- 一般競争入札
- 指名競争入札
- 随意契約
それぞれの特徴をご紹介します。
一般競争入札
公報やホームページ等で広く提案者を募集し、参加者が競争して契約者を決める方式です。最も件数が多く、参加資格を有する全ての企業が入札に参加することが可能です。
実績がなくても参加することが可能なので、初めて官公庁の仕事を受注したいという企業は、まずはこの一般競争入札で実績を作るところから、といった側面もあります。
指名競争入札
指名競争入札は、入札に参加できる企業を官公庁があらかじめ指名して入札に参加させるという方式です。
よって、指名がない場合はどれだけ参加を希望しても参加することは出来ません。
過去の同業種案件や、他の自治体での実績などを基に指名されるので、一般競争入札と比較すると参入のハードルは上がり、初めて入札に参入する場合は、参加が難しいといえます。
随意契約
随意契約は、発注者が任意に特定の企業を選定して入札を行わずに直接契約を締結する方式です。
金額が少額の場合や、競争入札で落札者が決定しない場合に行われます。公平性・透明性の観点から、近年なかなか随意契約は認められない状況になっています。
一般競争入札の流れを確認してみよう
官公庁業務の実績が無い会社は、まずは一般競争入札から参入するのが定石です。実績を作る取り掛かりとして、一般競争入札の流れを把握しましょう。
＜ステップ１＞ まずは事業者登録をしよう
一般競争入札に参加するためには、まずは事業者登録が必要です。登録の種類は大きく２つです。
〇中央省庁（国）関係・・・全省庁統一資格
〇地方自治体（都道府県・市区町村）・・・各自治体個別の事業者登録
それぞれ、規模や営業年数、官公庁業務の実績を問わず、どんな企業でも登録することが可能です。登録料金は無料で、電子入札の場合は、ICカードとICカードリーダーを購入すれば参加可能です。
中央省庁に関しては、一度の手続きで全ての中央省庁の案件の参加資格が得られますが、地方自治体に関しては、各自治体によって登録方法が異なります。
最近では、東京都や神奈川県のように、オンライン登録を導入している自治体が増えてきています。
官公庁業務が工事主体だった高度経済成長期は紙の書類での申請であり、入札も紙入札でしたが、多様化する国民ニーズに伴い、工事以外の案件の幅と予算が激増しています。
その為、電子化による事務の効率化の必要性が高まり、電子申請・電子入札へと移行してきています。
地方自治体の事業者登録申請手続きの時期・期間についても押さえておきましょう。
〇定期申請：2年に1回が原則 2月頃に実施
〇随時（臨時）申請：年度の中で随時に実施
定期申請も随時申請も、受付期間が設けられているので注意が必要です。一般的に、有効期限は2年で再度申請が必要となります。
＜ステップ２＞ 入札の公告を見逃さない
入札に参加するためには、当たり前ですが、自社が参入できる入札案件の情報を得る必要があります。
国や省庁、地方自治体が発信している公告を見逃さないだけでなく、沢山ある案件の中から自社が参入でき、また勝てる案件を見つけることが重要です。
案件情報を探すには、主に下記の２つの方法です。
・各行政機関のHPでひとつひとつ探す
・入札情報サイトを利用する
地方自治体や外郭団体なども含めると、各行政機関のHPで不定期に公開されるので、手作業で探すには、かなりの手間や人件費もかかります。
また見落とす可能性もあります。
入札情報サイトの利用は、費用はかかりますが、人員を割けない企業や、効率よくもれなく探したい企業にはおすすめです。
＜ステップ３＞ 入札説明会は絶対参加
入札に参加するにあたり、入札関係資料を入手する必要があります。案件によっては、入札説明会で配布される場合や、説明会参加が要件となっている場合もあります。
また、自社の応札価格を決定するためにも見積もりに必要な情報は必須です。入札説明会には必ず出席し、不明点はクリアにしましょう。
＜ステップ４＞ 入札に必要な書類の準備をしよう
案件によって、入札に参加するために必要な書類は異なります。
必要事項を満たさず、内容に不備等がある場合に、入札に参加できない可能性もあります。入札説明書等をしっかりと読み込み、具体的にどのような書類が必要なのかを必ず確認し、モレが無いように準備しましょう。
＜ステップ５＞ 入札価格の決定
入札価格をいくらにするか検討して決めます。
あまり価格を下げすぎると最低制限価格に抵触して失格になったり、落札できても利益が出なかったりします。
慎重に決めましょう。
＜ステップ６＞ 落札
落札の決定方法には大きく２つあります。
〇最低価格落札方式
予定価格の制限の範囲で指定の価格をもって申し込みをした者を落札者とする方式。予定価格については後述しますが、予定価格の範囲内で最低金額を入札した業者が落札者となります。
〇総合評価落札方式
予め公表された評価基準に従って価格以外の要素と入札価格から評価点を算出し、落札者を決定する方式。価格以外の要素については、技術力や地域貢献度、独創性やリスクマネジメントなど、案件によって異なります。
＜ステップ７＞ 契約
落札できると、その後契約締結を行います。
事前に提示された契約書案の内容での契約締結となりますが、変更を希望する場合には、入札に参加する前に各自治体に相談をしておくと良いでしょう。
一般競争入札に勝つためのポイント
やみくもに入札に参加するだけでは勝てません。
また、勝てたとしても、必要以上に低い金額にしてもらい、利益に繋がらなくては意味がありません。
一般競争入札にも勝つためのポイントがあるので、しっかりと押さえておきましょう。
ポイント① 意外と重要！入札仕様書に対する質問と回答
入札に参加するにあたり、必要書類を整備する必要がありますが、内容に不備や不足があると入札に参加出来なくなることもあります。
また、曖昧な表現で記載されている場合は、質問をすることで自社に有利な具体的な仕様書に修正出来るケースもあるので、要チェックです。
しっかりと仕様書を読み込み、不明な点がある場合は、必ず確認をしましょう。入札仕様書に対しての質問は、メールやファックスでも受付けしており、受付期間も決まっています。
ポイント② 入札価格の見極め5ステップ
入札価格を見極め方のポイントは、情報収集により仮説を立て、予測することです。
５つのステップに沿ってみていきましょう。
＜ステップ１＞ 概算を見積もる
公告文や入札説明書、仕様書をよく読み、入札説明会には必ず出席し、不明点はクリアにします。
複数人でダブルチェックするのが理想です。見積もりに必要な情報を確定し、値引きなしの概算を見積もります。この際、外注先への見積もりは迅速に行いましょう。遅くなると、他社よりも高くなってしまう場合もあります。
＜ステップ２＞ 予定価格を予測する
入札価格の見極めで一番重要で一番難しい部分です。
予定価格とは、各自治体で事前に決められた予定価格の範囲のことで、それを超えても下回っても落札することは出来ません。予定価格は非開示の為、予測の精度を高めるのが重要となってきます。
情報源は、国や自治体が開示している「予算」に関する資料で、3年度～5年度の当該事業の予算がどう変遷しているかに着目します。当年度の予算が不明の場合は、予算編成方針を確認し、前年度の予算とカット率を考慮し予測しましょう。
＜ステップ３＞ 競合他社の価格の見極め
1～3年度さかのぼり、各年度について当該事業もしくは類似事業について、予算、及び競合他社の応札価格を確認しましょう。過去の各年度の競合他社の応札率を算出します。
競合他社の応札率がどう変遷しているかを確認し、今年度の競合他社の応札率を予測します。応札率とは、予算に対しての競合他社の応札価格の割合のことです。
＜ステップ４＞ 最低制限価格を予測する
最低制限価格とは、予定価格の下限のことで、国の場合は予定価格の60％程度、自治体の場合は、類似案件の入札結果で予測します。
＜ステップ５＞ 自社の入札価格を決める
予定価格、競合他社の応札価格、最低制限価格の予測を踏まえて自社の応札価格を決めます。競合が無い場合など入札不調を想定し、応札価格は3パターンくらい決めておきましょう。
ポイント③ 入札時の心得
入札するにあたっての注意事項があります。最低限の心得として留めておきましょう。
- 仕様書の確認
・登録済みの営業品目、取扱品目ですか？
・規格・納期・資格など満たしていますか？
- 入札時間の確認の徹底
・13時なのに午後3時と間違えない
・朝9時など早い時間の場合は、雪や電車事故、渋滞なども織り込んで行動
- 白紙入札書の複数枚持参
・再度入札、一者入札の時の為に手元に準備しておきましょう
- 計算、転記ミスの防止
・複数人で計算しダブルチェックを怠らない
- 電子入札時の注意
・必ず2人以上で確認しながら入力をし、複数案件での入力間違えをしない
まとめ
いかがでしょうか。国や地方自治体とのビジネスは、公平・公正・透明な発注先選定プロセスであり、ひとたび実績ができると安定的な受注にも繋がります。
また、会社の社会的信用やブランド向上のきっかけにもなりますので、ぜひ地域の為、国の為にという企業には参入していただきたいと願っています。
