プロポーザル

公募型プロポーザルの特徴を徹底解説!他の発注形態との違いとは?

私たちが住みやすく働きやすい地域社会をつくるためのいろいろなお仕事が、国や全国の地方自治体から民間企業・個人事業者・NPO団体などに発注されています。

ひと昔前には考えられなかったこうした民間企業への幅広い業務の発注ですが、社会情勢が変わり、市民のニーズが多様で複雑になったことや、地域の産業振興を進める必要性が高まったことなどを背景に、ますます活性化する流れになってきています。

自治体との仕事を積極的に取りに行きたいという企業にとっては追い風といえるでしょう。

特に、広く募集をかけ要件を満たせば誰でも参加できる公募型、その中でも価格競争だけでなく、企画内容で勝負できるプロポーザル方式が増えてきている傾向にあります。

前半は、公募型プロポーザルに限らず、自治体との仕事を受注するために最低限しっておくべき自治体の仕事の決め方について、後半は、公募型プロポーザルの流れやそれぞれのステップで抑えるべきポイントについて触れていきたいと思います。

自治体の発注形態6パターン

自治体の発注形態6パターン

まず必ず知っておきたいのは自治体のお仕事の出し方です。

いちばんよく知られているのが「入札」です。これは、最も低い価格を示した会社に決めるという一番わかりやすい方法です。

多くの方が、自治体のお仕事の決め方はこの「入札」だけであり、低い金額で決まってしまうと思っています。
ところが、自治体のお仕事の出し方は入札だけではありません。

そもそも、発注先の会社を選ぶプロセスには2段階あります。

まずは発注するお仕事にエントリーする会社を選ぶ第一段階。次にエントリーした会社の中から最終的に発注先となる1社を決める第二段階です。

実は、この2つの段階ごとに異なるパターンが設けられていて、発注形態はこれらの組み合わせで決まります。

1.お仕事にエントリーする会社の選び方

まず、第一段階の「お仕事にエントリーする会社の選び方」について、2つのパターンがあります。

<公募型・一般競争型>

自治体の公式ウェブサイトなどで広く募集をかける方法です。「公募型」や「一般競争型」と呼ばれるものです。

<指名型・指名競争型>

自治体が参加資格者名簿から任意あるいは無作為に選んだり、または営業活動で部署に出入りしている業者を選ぶ方法です。これを「指名型」または「指名競争型」と呼びます。

当然、どこの企業も指名されたいですが、基本的には受け身となります。ただ、自治体の担当部署の職員と信頼関係を築けていると、こっそりと声が掛かることもあります。日頃から、いかにビジネスパートナーとして製品やサービスについて理解してもらっているかが重要になります。

なお、指名は非公開で行われます。原則、どんな会社が何社エントリーしたかなどは教えてもらえません。これは、もしエントリーした会社がお互いを知れば、「談合」に発展してしまう、というリスクが発生するからです。

2)エントリーした会社から発注先を決める方法とは

公募型や指名型でエントリーした会社で競い、最も優れた1社を発注先として決めるのが第二段階です。

発注先として決める方法には3つのパターンがあります。

<最低価格落札方式(入札)>

エントリーした会社にその案件の業務内容を細かく示した「仕様書」を提示します。

エントリーした会社は、この仕様書に記載されている仕事の内容をいくらくらいの金額で引き受けられるのかを計算して、出た金額を指定の日時までに自治体に提出します。手続きはインターネットで行われる場合もあります。

自治体はそれぞれの金額を比べて、一番低い価格を示した会社を発注先として決めます。これが「最低価格落札方式」です。いわゆる「入札」と呼ばれるものです。

<プロポーザル方式>

エントリーした会社が仕様書に示された業務に対して企画提案書を提出し、その企画内容で競う方式です。

企画提案書には、その業務をどのような考え方や方法で行うのかを盛り込み、その企画内容で最も評価された1社が受注することが出来ます。

プロポーザル方式の中にも、企画提案書のみで評価する場合と、企画提案書とプレゼンテーションと合わせて評価する場合と2通りあります。

<総合評価落札方式>

これは、企画と価格のそれぞれ評価基準に沿って採点し、優れた企画を適正価格で出来る会社に決定する方法です。

エントリーした会社を企画提案書やプレゼンテーションで評価し、まずは数社に絞り込みます。残った会社からその企画がいくらでできるのか金額を提出され、最終一社に決定します。一般的には、企画点2に対し価格点1の割合で評価されます。

この方法は、企画提案が優れているだけでも、価格が安いだけでも評価されず、企画と価格のバランスが取れ、コストパフォーマンスが高い企業が選ばれます。「最低価格落札方式」と「プロポーザル方式」が合わさった方式です。

「お仕事にエントリーする会社の選び方」と「エントリーした会社から発注先を決める方法」を組み合わせると、6パターンあることになります。

なお、この6パターンの他に1パターンだけ例外的な発注形態があります。それが「単独随意契約」と呼ばれる発注形態です。これは、その業務において、特殊な技術や特許、ノウハウなどが必要で、それを満たす会社が一社しかないような場合に取られる形態です。

自治体側は、なぜ「単独随意契約」に至ったのかを、地域住民への説明出来なくてはいけません。他社と競うというプロセスがありませんが、随意契約を狙う場合は、その為の客観的かつ妥当な理由を関係部署に認めてもらう必要があります。

最近では、地域の厳しい目もあり、手続きとしてはなかなか通りにくくなってきています。その為、表向きは競争入札にして、仕様書などで特殊な技術やノウハウの縛りをかけ、「入札に応じたのが1社だったので、そこに決まりました」というケースもあります。

2.公募型プロポーザルの発注情報を入手しよう

2.公募型プロポーザルの発注情報を入手しよう

自治体からの様々な発注形態を理解したところで、次にその発注情報をどこで入手するのかについてみていきましょう。

自治体ホームページなどから入手

公募型の場合、多くは自治体のホームページに案内がアップされます。公募型プロポーザルの場合、トップページに直接という自治体もありますが、多くは「入札・契約」関連のページに随時アップされます。

例えば、横浜市の場合は、

「ヨコハマ・入札のトビラ(http://keiyaku.city.yokohama.lg.jp/epco/keiyaku/index.html)」

というページに一般競争入札から公募型プロポーザルまで、入札・契約関連情報が掲載されています。入札関連規程や、発注情報、入札・契約結果まで閲覧することが出来るようになっています。

ホームページから情報を入手する場合は、該当ページをまめにチェックしましょう。

無料の検索サービスで入手

こまめにホームページをチェックするのが負担という方には、無料の検索サービスの併用をお勧めします。

その中でも使い勝手が良いのが「Googleアラート」です。Googleアラートは、Googleが提供している機能の一つで、特定のキーワードを登録すると、そのキーワードが含まれる情報がウェブ上に流れた際に、自動的に通知してくれるものです。

例えば、「公募」「プロポーザル」「募集」など、複数のキーワードを登録しておくと自治体がホームページで出した公募型プロポーザルの情報が自動的に抽出されます。

お目当ての自治体がある場合は、自治体の名前を登録しておくとさらに絞り込むことが出来ます。もちろん、全ての情報をもれなく入手できるものではないので、補足的な活用をお勧めします。

有料の検索サービスで入手

有料の検索サービスもあります。中小企業などで、時間も労力も割けない、なんていう場合は、有料検索サービスを活用するのもひとつの手です。

有料サービスには、情報を入手したい自治体の数に応じて金額が決まる仕組みとしているところが多いです。費用対効果を高めるためにも、ターゲットとする自治体を決めて登録するようにしましょう。

このように手に入れた情報ですが、入札もプロポーザルもエントリーや必要書類の提出にはスケジュールが決まっています。

準備が十分でないと、勝つことは出来ません。しっかりと準備する時間を確保するためにも、新しい情報をすぐに入手することを心がけましょう。

3.公募型プロポーザル方式の9ステップ

3.公募型プロポーザル方式の9ステップ

まず大前提のお話ですが、プロポーザル案件にのぞむ際は、社員一人ではなく、複数の社員で取り組むことが鉄則です。

プロポーザルや総合評価落札方式は、価格だけでなく、企画提案書やプレゼン勝負となります。集める情報や準備も時間を掛ける必要があるため、一人で抱え込むと充分な準備をして臨むことが出来ません

では、プロポーザルにおける各ステップのポイントをみていきましょう。

ステップ1:公告

公募型の場合は、ホームページ等で案件のお知らせが出ます。

こうした情報を「公告」と呼びます。エントリーや企画提案書の作成に使う資料がアップされるので、まずは、参加要件を確認し、エントリーできる案件かどうかの判断をしましょう。

参加要件を満たしている場合は、「勝つ見込みがある案件かどうか」「戦略的な面から受注する価値があるかどうか」を基準にエントリーするか判断します。

ステップ2:説明会

自治体が、発注する仕事の背景や目的、仕様書の内容について直接説明をする場です。

説明会は、仕事の分野や予算規模によっては開催されない場合もあります。

出席がエントリーの条件になっている場合もあるので注意が必要です。

説明会への出席で得るべき情報は、「仕事の内容」はもちろん、それに加えて「ライバル会社の情報」と「自治体の求めること」です。

 ステップ3:参加申請

説明会で得た情報をもとに、エントリーするべきかの判断を行います。

プロポーザル案件は勝たなければ意味がありません。自社に実績がなく、また実力のある競合が多く参加する見通しがある場合は、エントリーしないという判断も大切です。

ステップ4:質問受付・回答

プロポーザル方式や総合評価落札方式では、仕様書などだけでは分からないことや、特に確認したいことについて質問することが出来ます。

質問と回答は、全てのエントリーした会社に開示されることが多いです。

自治体側も、質問の数などで熱意を見ていることもあるので、必ず質問しましょう。一方で、不用意に質問すると、こちらの手の内を競合に知られてしまう可能性もあるので、当たり障りのない質問を用意することが大切です。

ステップ5:企画提案書等提出書類の作成

企画提案書の書き方は「プロポーザル実施要領」などの関連資料に細かいルールが記載されています。このルールに従って求められている事項は必ず書くようにしてください。ルールを守らないと無効になってしまいます。

ステップ6:企画提案書の提出

企画提案書などの準備が出来たら、最終確認です。指定された書類の種類や、提出部数が揃っているかを確認し、指定された方法で提出をします。郵便なのか持参なのか、宅急便は不可などもあるので、失格にならないようしっかりと確認した上で提出しましょう。

ステップ7:結果通知

結果通知は原則書面で届きますが、勝った場合は電話やメールが入ることもあります。プレゼンテーションがある場合は、プレゼンテーションの準備に入りましょう。

ステップ8:プレゼンテーション

まずはプレゼンテーションの条件の確認です。日時や参加人数上限、使ってよい資料やプロジェクター使用の有無、プレゼン時間などがあらかじめ決められているので、それに沿って準備します。

当日は、時間内にプレゼンが終わるように事前にしっかりと組み立てましょう。終了時間が来たら、強制終了ということもあります。

ステップ9:勝因・敗因分析

結果がでたら、勝敗はどうであれ「勝因・敗因分析」をすることを心がけましょう。

「自社の対応」「ライバル会社の動き」「自治体の都合」の3つの切り口で内容をよく調べ分析してください。ここでの振り返りが、次のプロポーザルに繋がります。

4.公募型プロポーザルまとめ

自治体の仕事の発注形態について、またその中でも公募型プロポーザルについてみてきました。

自治体は民間企業と積極的に効果的に力を合わせながら、地域の課題解決に取り組みたいと考えています。

全ての企業にチャンスがあるのが公募型プロポーザルです。

公募型プロポーザル案件も今後ますます増えてくると予想されるので、これから自治体と仕事をしていきたいという企業は、ぜひ基本的なアプローチの仕方を学びチャレンジして欲しいと思います。

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